Guía Operativa Cliente: Super Admin

Esta guía está pensada para el responsable de plataforma que gobierna todo el ecosistema GymTonic. Debe servir para operar, auditar y escalar la plataforma sin depender del equipo técnico en el día a día.

Flujos principales (casos de uso)

Estos flujos están verificados con capturas reales y matrices de cobertura:

• Crear holding y asignar plan
• Propietarios: listado y detalle
• Crear gimnasio
• Gimnasios: listado y detalle
• Miembros: listado y búsqueda
• Miembros: ver saldos de servicios
• Miembros: crear membresía (override)
• Facturas: listar, filtrar y exportar
• Marketing CMS: crear y publicar
• Revisar analítica global
• Gestionar planes de plataforma
• Gestionar módulos de plataforma
• Crear usuario global y gestionar accesos
• Gestionar servicios de plataforma
• Gestionar politicas por scope
• Equipo: invitar y revocar usuario interno
• Equipo: listado y búsqueda

Si buscas evidencia por pantalla (QA), mira:

• Discovery técnico: Super Admin

1. Rol, alcance y límites

Objetivo del rol

• Garantizar continuidad operativa de todos los holdings.
• Mantener la coherencia comercial del catálogo global (planes, módulos, servicios).
• Controlar riesgos de negocio: facturación, permisos, políticas y crecimiento.

Qué incluye este rol

• Gestión global de propietarios, gimnasios y usuarios internos.
• Configuración de capacidades de plataforma.
• Supervisión transversal de actividad, ingresos y adopción.

Qué no incluye este rol

• Operación de recepción de miembros (check-in diario) como tarea principal.
• Atención comercial de front-desk por gimnasio.

2. Rutina de trabajo recomendada

Estado actual de funcionalidades

Módulo	Estado
Dashboard	Operativo
Propietarios	Operativo
Gimnasios	Operativo
Equipo	Operativo
Facturas	Operativo
Políticas	Operativo
Plataforma (analytics/plans/modules/services/users)	Operativo
Marketing CMS	Operativo
Mi perfil	Operativo
Chat soporte	Operativo

Inicio de jornada (15-20 min)

1. Entrar en Dashboard y validar tendencia de actividad.
2. Revisar Analytics de plataforma para detectar variaciones anómalas.
3. Confirmar estado de facturas pendientes.
4. Revisar bandeja de soporte y abrir plan de acción para incidencias críticas.

Cierre de jornada (10 min)

1. Dejar incidencias categorizadas en chat (abiertas/en seguimiento/cerradas).
2. Confirmar que no quedan invitaciones bloqueadas sin contexto.
3. Exportar facturación si hay cierre contable diario o semanal.

3. Módulos y operación detallada

Dashboard ejecutivo

Para qué sirve

• Tener una foto única del estado global de la plataforma.

Qué debes mirar primero

• Variación de propietarios y gimnasios.
• Actividad reciente (check-ins, sesiones, eventos).
• Uso de cuotas por owner y señales de saturación.

Decisiones que se toman aquí

• Priorizar soporte a holdings con caída operativa.
• Ajustar límites o plan de owners que superan capacidad.
• Escalar revisión financiera cuando hay desvíos de facturación.

Propietarios

Para qué sirve

• Gestionar holdings (alta, estado, seguimiento de crecimiento, salud operativa).

Flujo recomendado

1. Crear propietario con datos oficiales.
2. Revisar inmediatamente su estado y relación con gimnasios.
3. Entrar al detalle del owner para validar plan, cupos y estructura.

Errores frecuentes

• Alta sin trazabilidad de responsable interno.
• No revisar cupos de owner users antes de invitar equipo.

Gimnasios

Para qué sirve

• Crear y mantener centros operativos con datos de contacto y contexto correcto.

Flujo recomendado

1. Alta de gimnasio con owner correcto.
2. Revisar slug, timezone, email y teléfono antes de guardar.
3. Confirmar que aparece en listados y detalle.

Control de calidad mínimo

• Timezone correcto para evitar errores de agenda.
• Datos de contacto válidos para comunicaciones y soporte.

Equipo

Para qué sirve

• Gobierno de accesos internos por rol y ámbito (owner/gym).

Buenas prácticas

• Asignar siempre el scope mínimo necesario.
• Revisar estados de invitación y reenvío de activación.
• Evitar compartir cuentas entre personas.

Checklist de alta de usuario interno

1. Email corporativo válido.
2. Rol correcto según responsabilidad.
3. Scope coherente con owner o gimnasio.
4. Confirmación de activación.

Facturas

Para qué sirve

• Control financiero global de cobros y estados.

Operativa estándar

1. Filtrar por estado (pendiente/pagada/anulada).
2. Revisar vencimientos y volumen de pendientes.
3. Exportar CSV para conciliación con finanzas.

Señales de riesgo

• Incremento continuado de facturas pendientes.
• Picos de anulaciones en un owner concreto.

Políticas

Para qué sirve

• Gestionar reglas de negocio versionadas por scope.

Flujo recomendado

1. Cargar sets del scope objetivo.
2. Crear borrador para cambios.
3. Ajustar valores con razón de override.
4. Activar set cuando esté validado.

Regla clave

• No modificar reglas activas en caliente sin plan de comunicación.

Plataforma (Analytics, Planes, Módulos, Servicios, Usuarios Globales)

Analytics

• Sirve para validar salud del negocio por ventana temporal y plan.
• Uso típico: comparar 7/30/90 días y detectar desaceleración.

Planes plataforma

• Define límites comerciales globales (cupos y capacidades).
• Cualquier cambio impacta nuevas asignaciones.

Módulos plataforma

• Controla qué capacidades son core, opcionales o add-on.
• Se usa para construir oferta escalable por segmento.

Servicios plataforma

• Catálogo de servicios base para diseño de productos.
• Revisión de allowances y políticas por defecto.

Usuarios globales

• Directorio transversal para auditoría y soporte avanzado.

Marketing CMS

Para qué sirve

• Operar contenido de marca por alcance (corporativo/owner/gym).

Flujo editorial recomendado

1. Crear o editar contenido en draft.
2. Validar assets, alt text y consistencia visual.
3. Publicar tras revisión funcional y de marca.

Mi perfil y seguridad

Para qué sirve

• Mantener datos personales, preferencia visual y contraseña.

Norma recomendada

• Rotación de contraseña según política interna.
• Verificar idioma/locale antes de sesiones de formación con equipos.

Chat soporte

Para qué sirve

• Centralizar incidencias y coordinación entre áreas.

Gestión profesional de incidencias

• Abrir hilo por incidencia y no mezclar temas en un mismo hilo.
• Mantener estado actualizado (abierto/cerrado/archivado).
• Registrar acciones tomadas y siguiente paso.

4. Playbooks (SOP) del rol

SOP-SA-01: Alta completa de nuevo holding

Objetivo: dejar un owner operativo con primer gimnasio y accesos mínimos.

Pasos

1. Crear propietario.
2. Crear gimnasio principal del owner.
3. Invitar Owner Admin responsable.
4. Validar acceso y activación.
5. Registrar nota de control interno.

Criterio de salida

• Owner visible, gimnasio activo, usuario owner admin activo y sin errores de acceso.

SOP-SA-02: Cambio de configuración global (plan/módulo/servicio)

Objetivo: aplicar cambios sin romper operación.

Pasos

1. Revisar impacto esperado (owners afectados).
2. Ejecutar cambio en módulo correspondiente.
3. Verificar reflejo en analytics y operación de muestra.
4. Comunicar cambio en canal interno.

Criterio de salida

• Cambio publicado, impacto validado y comunicado.

SOP-SA-03: Incidencia crítica multi-owner

Objetivo: contener impacto y asegurar trazabilidad.

Pasos

1. Abrir hilo de incidencia en chat con etiqueta de severidad.
2. Identificar owners/gimnasios afectados.
3. Aplicar mitigación temporal.
4. Seguir estado hasta cierre.
5. Registrar post-mortem operativo.

Criterio de salida

• Incidencia cerrada, causa documentada, acción preventiva definida.

SOP-SA-04: Cierre financiero semanal

Objetivo: dejar estado financiero auditado.

Pasos

1. Filtrar pendientes.
2. Exportar CSV.
3. Comparar con objetivo semanal.
4. Abrir acciones sobre cuentas desviadas.

Criterio de salida

• Reporte compartido y pendientes con plan de regularización.

5. Plantillas listas para usar

Plantilla de incidencia crítica

[INCIDENCIA CRITICA]
Fecha/hora:
Impacto:
Owners afectados:
Sintoma principal:
Mitigacion aplicada:
Responsable:
Siguiente actualización:

Plantilla de comunicación de cambio global

[CAMBIO GLOBAL]
Modulo:
Alcance:
Fecha efectiva:
Impacto esperado:
Accion requerida por owners:
Canal de soporte:

6. KPIs sugeridos del rol

• Crecimiento neto de owners y gimnasios por periodo.
• % de adopción de módulos opcionales por owner.
• Facturación pendiente sobre facturación emitida.
• Tiempo medio de resolución de incidencias críticas.

7. Troubleshooting operativo

• Si un módulo no carga datos, verificar primero permisos de rol y scope.
• Si hay comportamiento inesperado en políticas, revisar set activo y versión.
• Si aparece error en flujo financiero, exportar CSV y contrastar con backend antes de corregir manualmente.
• Si un usuario no puede operar, revisar estado de activación y asignación de contexto.

8. Criterio de madurez profesional

Una operación Super Admin se considera madura cuando:

• El seguimiento diario se basa en indicadores, no en intuición.
• Los cambios de configuración quedan trazados y versionados.
• Las incidencias tienen responsable, fecha objetivo y cierre documentado.
• Las decisiones de catálogo (plan/módulo/servicio) responden a datos de adopción y rentabilidad.