Guía Operativa Cliente: Gym Manager

Esta guía está diseñada para el responsable de centro. Su foco es convertir la planificación del holding en una ejecución diaria ordenada: equipo, miembros, agenda y servicio.

Flujos principales (casos de uso)

Estos flujos están verificados con capturas reales y matrices de cobertura:

• Miembros: búsqueda y filtrado
• Miembros: ver saldos de servicios
• Miembros: crear membresía (override)
• Gimnasios: ver listado y detalle
• Equipo: listar y buscar accesos internos

Si buscas evidencia por pantalla (QA), mira:

• Discovery técnico: Gym Manager

1. Rol, alcance y límites

Objetivo del rol

• Sostener la operación diaria del gimnasio con calidad constante.
• Coordinar al equipo interno en turnos y tareas.
• Garantizar continuidad de clases, PT y recursos.

Áreas que opera

• Dashboard, equipo, miembros, check-ins, contexto de gimnasio (resumen/calendario/clases/PT/salas), chat y perfil.

Límite del rol

• No define catálogo global de plataforma ni estrategia de facturación de holding.

2. Rutina operativa por turno

Estado actual de funcionalidades

Módulo	Estado
Dashboard	Operativo
Equipo	Operativo
Miembros	Operativo
Check-ins	Work in Progress
Chat soporte	Operativo
Mi perfil	Operativo
Contexto de gimnasio (resumen, calendario, clases, PT, salas)	Work in Progress

Apertura

1. Revisar Dashboard y cargas del día.
2. Confirmar agenda crítica (eventos, clases, PT).
3. Validar disponibilidad de personal y salas.

Mitad de turno

1. Revisar check-ins y picos de afluencia.
2. Resolver incidencias de miembros y escalar cuando sea necesario.
3. Ajustar operación si hay cancelaciones o sobreocupación.

Cierre

1. Registrar incidencias pendientes en chat.
2. Dejar traspaso claro al siguiente turno.
3. Revisar tareas incompletas del día.

3. Operación por módulo

Dashboard operativo

Para qué sirve

• Visión rápida del estado del centro para priorizar acciones.

Uso recomendado

• Consultarlo al inicio de turno y ante cualquier incidencia operativa.

Equipo

Para qué sirve

• Control de usuarios internos del centro y su estado operativo.

Qué validar cada semana

• Usuarios activos que realmente operan.
• Roles asignados según función real.

Miembros

Para qué sirve

• Atención diaria de clientes y seguimiento de su situación.

Uso recomendado

• Buscar por nombre/email/externalId.
• Detectar miembros con riesgo (inactividad o incidencias repetidas).

Check-ins

Para qué sirve

• Control de acceso y asistencia en recepción.

Procedimiento mínimo

1. Confirmar identificador del miembro.
2. Registrar check-in.
3. Si falla el flujo, registrar incidencia en chat.

Estado actual (2026-02-16): Work in Progress. La pantalla web de /checkins está en modo diseño y no ejecuta alta real vía API desde ese formulario. Ver detalle técnico: Estado técnico de Check-ins.

Contexto de gimnasio (operación avanzada)

Resumen del centro

• Métricas de salud operativa, agenda consolidada y estado de recursos.

Calendario

• Crear y mantener eventos del centro para evitar conflictos de agenda.

Clases grupales

• Gestionar plantillas, recurrencias, sesiones y capacidad.

Entrenamiento personal

• Coordinar sesiones PT por entrenador, sala y franja horaria.

Salas y recursos

• Mantener capacidad y características de espacios.

Chat soporte

Para qué sirve

• Canal formal para incidencias que afectan operación diaria.

Buenas prácticas

• Mensajes con contexto: qué pasó, cuándo, a quién afecta.
• Indicar impacto (alto/medio/bajo) para priorizar.

Mi perfil

Para qué sirve

• Mantener identidad y seguridad de cuenta.

Recomendación

• Revisar contraseña y datos de contacto de forma periódica.

4. Playbooks (SOP) del rol

SOP-GM-01: Apertura de turno

Objetivo: iniciar operación sin bloqueos.

Pasos

1. Revisar dashboard y agenda del día.
2. Verificar personal presente y salas disponibles.
3. Confirmar estado de incidencias abiertas.

Criterio de salida

• Turno operativo con incidencias previas bajo control.

SOP-GM-02: Gestión de sobrecupo o conflicto de sala

Objetivo: mantener servicio sin deteriorar experiencia.

Pasos

1. Detectar sesión afectada.
2. Evaluar alternativas (sala/horario/instructor).
3. Comunicar ajuste al equipo y registrar incidencia.

Criterio de salida

• Sesión reconfigurada y trazabilidad registrada.

SOP-GM-03: Incidencia recurrente de check-in

Objetivo: reducir fricción de acceso.

Pasos

1. Registrar incidencia en chat con patrón detectado.
2. Validar miembros afectados y horario.
3. Aplicar mitigación temporal en recepción.
4. Escalar al owner admin si persiste.

Criterio de salida

• Operación estabilizada y causa identificada.

SOP-GM-04: Cierre de turno

Objetivo: dejar continuidad para el siguiente equipo.

Pasos

1. Listar incidencias abiertas.
2. Registrar estado actual y siguiente acción.
3. Confirmar traspaso en chat.

Criterio de salida

• Handover claro y sin tareas críticas invisibles.

5. Plantillas listas para usar

Plantilla de traspaso de turno

[TRASPASO TURNO]
Fecha:
Resumen del turno:
Incidencias abiertas:
Acciones pendientes:
Prioridad siguiente turno:

Plantilla de incidente operativo de sala/agenda

[INCIDENTE OPERATIVO]
Sesion afectada:
Impacto:
Causa:
Mitigacion aplicada:
Pendiente:
Responsable:

6. Indicadores que debe seguir un manager

• Check-ins diarios y variación vs media semanal.
• Ocupación de agenda (clases y PT).
• Incidencias abiertas por turno.
• Tiempo medio de resolución de incidencias operativas.

7. Errores frecuentes y prevención

• Programar sesiones sin validar sala/capacidad.
• No dejar trazabilidad en incidencias de turno.
• Resolver en verbal y no documentar en chat.
• Mantener usuarios con permisos inadecuados.

8. Criterio de operación profesional

La gestión del manager es profesional cuando:

• Existe control real de turnos y traspasos.
• La agenda se mantiene sin conflictos recurrentes.
• Las incidencias se registran y cierran con trazabilidad.
• El equipo opera con claridad de rol y responsabilidad.