Guía Operativa Cliente: Owner Admin

Esta guía está dirigida al responsable de negocio del holding. Su misión es convertir la estrategia en operación diaria rentable: equipo, centros, miembros, facturación y experiencia de servicio.

Flujos principales (casos de uso)

Estos flujos están verificados con capturas reales y matrices de cobertura:

• Miembros: ver saldos de servicios
• Miembros: crear membresía (override)
• Gimnasios: crear sede
• Gimnasios: listado y detalle
• Miembros: listado y búsqueda
• Productos: crear y configurar servicios
• Facturas: listado, filtros y exportación
• Marketing CMS: crear y publicar
• Politicas: cargar sets y crear draft
• Equipo: invitar y revocar
• Equipo: listado y búsqueda

Si buscas evidencia por pantalla (QA), mira:

• Discovery técnico: Owner Admin

1. Rol, alcance y límites

Objetivo del rol

• Dirigir la operación multi-gimnasio con foco en crecimiento y control.
• Alinear equipo, agenda y oferta comercial.
• Mantener visibilidad financiera y operativa del holding.

Alcance funcional

• Dashboard, gimnasios, equipo, miembros, check-ins, facturas, políticas, CMS, perfil y chat.

Fuera de alcance principal

• Gobierno global de plataforma (planes/módulos globales).
• Gestión de propietarios de otros holdings.

2. Rutina de operación sugerida

Estado actual de funcionalidades

Módulo	Estado
Dashboard	Operativo
Gimnasios (listado y detalle)	Operativo
Equipo	Operativo
Miembros	Operativo
Check-ins	Work in Progress
Facturas	Operativo
Políticas	Operativo
Marketing CMS	Operativo
Mi perfil	Operativo
Chat soporte	Operativo
Submódulos avanzados de gimnasio (calendario, clases, PT, salas)	Work in Progress

Rutina diaria

1. Revisar dashboard para detectar desviaciones de actividad.
2. Verificar incidencias críticas en chat.
3. Confirmar operación de equipo y turnos.
4. Revisar miembros y check-ins con foco en riesgo de baja.
5. Controlar facturación y pendientes.

Rutina semanal

1. Revisar desempeño por gimnasio.
2. Auditar productividad del equipo (activación, respuesta, incidencias).
3. Ajustar políticas si hay impacto recurrente en operación.
4. Actualizar contenidos comerciales en CMS si aplica.

3. Operación por módulo

Dashboard de holding

Qué resuelve

• Visión agregada de rendimiento y actividad para priorizar acciones.

Cómo usarlo bien

• No quedarse en la foto global: bajar a gimnasio cuando detectes caída.
• Tomar decisiones de personal y agenda con datos de actividad real.

Gimnasios

Qué resuelve

• Gobierno de centros: estado operativo, configuración y detalle de agenda.

Flujo recomendado

1. Revisar listado general de gimnasios.
2. Entrar al detalle de cada centro con foco en métricas y agenda.
3. Corregir datos operativos cuando haya impacto en reservas/asistencia.

Subfuncionalidades dentro del contexto de gimnasio

• Resumen del centro: métricas, staff y actividad combinada.
• Calendario: eventos, ventanas, planificación semanal.
• Clases grupales: plantillas, series, sesiones y capacidad.
• Entrenamiento personal: sesiones PT por entrenador y sala.
• Salas y recursos: capacidad, tipo de sala y equipamiento.

Equipo

Qué resuelve

• Que cada persona tenga acceso correcto para su responsabilidad.

Alta de usuario (flujo recomendado)

1. Definir rol real según responsabilidad.
2. Definir scope correcto (owner o gym).
3. Enviar invitación y comprobar activación.
4. Revisar estado en listado (INVITED/ACTIVE/DISABLED).

Errores comunes

• Asignar scope owner cuando la operación es solo de gimnasio.
• Mantener usuarios activos sin uso ni responsabilidad actual.

Miembros

Qué resuelve

• Operar base de clientes por centro con visibilidad rápida de estado.

Práctica recomendada

• Trabajar por gimnasio para evitar decisiones con datos mezclados.
• Priorizar seguimiento de vencimientos y miembros inactivos.

Check-ins

Qué resuelve

• Validación operativa de asistencia y acceso.

Uso recomendado

• Confirmar identidad del miembro antes de registrar.
• Registrar incidencias de acceso en chat cuando sean recurrentes.

Estado actual (2026-02-16): Work in Progress. La pantalla web de /checkins está en modo diseño y no ejecuta alta real vía API desde ese formulario. Ver detalle técnico: Estado técnico de Check-ins.

Facturas

Qué resuelve

• Control financiero del holding.

Flujo mínimo de control

1. Filtrar por pendientes.
2. Revisar volumen y antigüedad.
3. Exportar CSV para conciliación contable.

Señales de alerta

• Pendientes concentradas en un solo centro.
• Aumento de anulaciones.

Políticas

Qué resuelve

• Estandarizar reglas por scope para reducir fricción operativa.

Flujo recomendado

1. Cargar sets del scope correspondiente.
2. Crear cambios en borrador.
3. Activar solo tras validar impacto.

Marketing CMS

Qué resuelve

• Publicar y mantener contenido comercial del holding.

Buenas prácticas

• Mantener mensaje coherente entre centros.
• Usar assets con alt text y estructura editorial.
• Evitar publicar cambios sin revisión interna.

Mi perfil y seguridad

Qué resuelve

• Control personal de acceso y configuración.

Práctica recomendada

• Verificar datos personales y contraseña de forma periódica.

Chat soporte

Qué resuelve

• Gestión de incidencias con trazabilidad.

Estándar de comunicación

• Un hilo por incidencia.
• Mensajes con contexto, impacto y urgencia.
• Cierre explícito cuando el caso se resuelve.

4. Playbooks (SOP) del rol

SOP-OA-01: Apertura de nuevo centro dentro del holding

Objetivo: dejar un gimnasio listo para operar en producción.

Pasos

1. Crear gimnasio con datos operativos completos.
2. Asignar manager y staff inicial.
3. Revisar salas, agenda base y estructura de operación.
4. Validar accesos y comunicaciones internas.

Criterio de salida

• Centro visible, equipo activo, operación de check-ins funcional.

SOP-OA-02: Revisión semanal de rendimiento por gimnasio

Objetivo: detectar desvíos y activar acciones correctivas.

Pasos

1. Revisar dashboard y actividad por gimnasio.
2. Analizar miembros activos, check-ins y facturación pendiente.
3. Definir 3 acciones concretas por centro con responsable.

Criterio de salida

• Plan semanal de mejora comunicado y en seguimiento.

SOP-OA-03: Gestión de facturas vencidas o pendientes

Objetivo: reducir riesgo financiero recurrente.

Pasos

1. Filtrar pendientes en facturas.
2. Exportar CSV de control.
3. Priorizar cuentas por importe/antigüedad.
4. Escalar seguimiento con finanzas/soporte.

Criterio de salida

• Lista priorizada de cobro con responsable y fecha objetivo.

SOP-OA-04: Incidencia operativa multi-centro

Objetivo: contener impacto y mantener continuidad.

Pasos

1. Abrir hilo en chat con alcance e impacto.
2. Identificar gimnasios afectados.
3. Definir mitigación temporal por centro.
4. Dar cierre cuando la operación se normalice.

Criterio de salida

• Incidencia cerrada con trazabilidad y acción preventiva.

5. Plantillas listas para usar

Plantilla de revisión semanal de centros

[REVISION SEMANAL HOLDING]
Semana:
Centro:
Indicadores clave:
Desviaciones detectadas:
Acciones:
Responsable:
Fecha compromiso:

Plantilla de escalado operativo

[ESCALADO OPERATIVO]
Incidencia:
Centros afectados:
Impacto:
Mitigacion actual:
Bloqueante principal:
Soporte requerido:

6. Indicadores de gestión recomendados

• Altas netas de miembros por gimnasio.
• Ratio check-ins/miembros activos.
• Facturación pendiente por antigüedad.
• Tiempo de respuesta y resolución en soporte.

7. Troubleshooting y control de riesgo

• Si una vista no muestra datos esperados, revisar selección de gimnasio y scope.
• Si hay errores de acceso, validar rol y estado de usuario.
• Si hay desajustes de operación recurrentes, revisar políticas activas.
• Si se repite una incidencia, documentar patrón y abrir mejora de proceso.

8. Criterio de operación profesional

La operación Owner Admin es profesional cuando:

• Cada gimnasio tiene seguimiento semanal con acciones concretas.
• El equipo trabaja con roles claros y accesos mínimos necesarios.
• Las decisiones se basan en indicadores y no en reactividad.
• La comunicación de incidencias tiene trazabilidad completa.